Eigenständige Planung, Koordination und Überwachung komplexer Termine und Besprechungen

Vorbereitung und inhaltliche Aufbereitung von Unterlagen (einfacher bis mittlerer Komplexität)

Verwaltung der Vorstandspostfächer, Priorisierung und Nachverfolgung relevanter Vorgänge

Reiseplanung, -organisation und Reisekostenabrechnung

Organisation von Sitzungen und Terminen, inkl. Bereitstellung von Unterlagen und Bewirtung

Klassische Büroorganisation: Postein- und -ausgang, Dokumentenmanagement, Geburtstagsübersicht für VIPs

Kommunikation mit internen und externen Partnern, insbesondere anderen Vorzimmern

Übernahme sonderbezogener Aufgaben und Projekte im Auftrag des Vorstands

Repräsentation des Vorzimmers als wichtige Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Partnern und Kunden

Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im öffentlichen Sektor

Sehr gute Kenntnisse der Abläufe und Strukturen einer Verwaltungsorganisation

Ausgeprägte Fachkenntnisse im Bereich Assistenz und Büroorganisation

Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kommunikationstools

Hohe Serviceorientierung, Loyalität und Diskretion

Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Organisationsgeschick und Teamfähigkeit

Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise