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Vorstandsassistenz (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · DE - Hamburg - remote
Über uns / about teamative
teamative ist ein inhabergeführter IT-Dienstleister & Personalberatung mit dem Menschen im Mittelpunkt: Wir wollen nachhaltiger und langfristiger Lösungspartner sein. Das schaffen wir, indem wir Ideen mitbringen, die das Geschäft unserer Kunden und Kandidaten voranbringen. Unsere Mitarbeitenden haben IT-Knowhow, Spaß an der Arbeit und prägen uns.

In der Unternehmensgruppe beraten, entwickeln und realisieren wir inzwischen mit rund 350 internen Mitarbeitenden europaweit im IT- und SAP-Bereich. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, Prozesse zu vereinfachen und an die heutigen (digitalen) Anforderungen anzupassen.
Welcome
Zur Unterstützung unseres Kunden suchen wir ab sofort eine Vorstandsassistenz (m/w/d) für eine befristete Festanstellung.
Als Teil des Vorzimmerteams übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung der Vorstandsmitglieder. Sie sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf und halten dem Vorstand in allen Belangen den Rücken frei:
Deine Aufgaben / your mission

  • Eigenständige Planung, Koordination und Überwachung komplexer Termine und Besprechungen

  • Vorbereitung und inhaltliche Aufbereitung von Unterlagen (einfacher bis mittlerer Komplexität)

  • Verwaltung der Vorstandspostfächer, Priorisierung und Nachverfolgung relevanter Vorgänge

  • Reiseplanung, -organisation und Reisekostenabrechnung

  • Organisation von Sitzungen und Terminen, inkl. Bereitstellung von Unterlagen und Bewirtung

  • Klassische Büroorganisation: Postein- und -ausgang, Dokumentenmanagement, Geburtstagsübersicht für VIPs

  • Kommunikation mit internen und externen Partnern, insbesondere anderen Vorzimmern

  • Übernahme sonderbezogener Aufgaben und Projekte im Auftrag des Vorstands

  • Repräsentation des Vorzimmers als wichtige Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Partnern und Kunden

Dein Profil / your profile

  • Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im öffentlichen Sektor

  • Sehr gute Kenntnisse der Abläufe und Strukturen einer Verwaltungsorganisation

  • Ausgeprägte Fachkenntnisse im Bereich Assistenz und Büroorganisation

  • Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kommunikationstools

  • Hohe Serviceorientierung, Loyalität und Diskretion

  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Organisationsgeschick und Teamfähigkeit

  • Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise

Warum wir? / why teamative?
  • teamative-Rente: ein attraktives bAV-Modell für eine sorgenfreie Zukunft
  • Your Choice: Flexible Arbeitszeiten und remote work
  • Miteinander: Eine flache Unternehmenshierarchie und ein tolles Team  
  • Teambuilding: Jährliche Firmenevents im In- und Ausland
  • Sportlicher Ausgleich: EGYM-Fitness-Mitgliedschaft
  • Langfristig: Die Möglichkeit auf eine Zukunft mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Team
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